EDIガイド「EDIのメリットとデメリットは？」

EDIのメリット

書類送付の自動化
• 納品書、請求書で必要となる手作業をなくすことができます。受発注などのデータ連携の業務をすべて自動化することができます。

ペーパーレス化
• 紙媒体でのやり取りではなく電子データでのやり取りであるため、ペーパーレス化を実現できます。郵送代、用紙代、紙作業にかかわる人件費などのコストを削減できます。

業務スピードの向上
• 手作業で行っていた業務が自動化されるため、業務スピードが向上します。

正確性の向上
• 手作業で行っていた業務が自動化されるため、人的ミスをなくすことができます。

EDIのデメリット

取引先への普及の難しさが挙げられます。

原因としては、企業単体での導入ではなく取引先との共同導入であるためと、現行の業務やシステムに変更があることに関してEDI導入に難色を示す取引先も少なくないためです。

新規のEDI導入やEDIのシステム刷新を図る際には、現行の取引業務プロセスやシステムに相応の変更があることを取引先に伝え、先方の納得のもとでEDIを導入してもらう必要がありますし、取引先ごとに、どの通信手順・通信プロトコルで繋げるのが適切か、取引先のフォーマット変換に対する要件はどのようなものかを確認し、設定やシステム開発を行う必要があります。また、EDIシステムの本番運用前には、取引先による通信テストの支援や、導入プロジェクトの進捗状況を把握したり、各種問い合わせへ対応なども行わなければなりません。

さらに、EDIのシステム導入後には、取引先とのデータ送受信状況を適宜確認しなければならず、問題が発生した際には、その原因の究明と対応を行う必要があります。

EDIは、企業のIT部門にとってシステムの開発や保守・運用に相当の手間がかかる仕組みなのです。

EDIのインボイス対応は、電子インボイス保存が義務付けられる取引先のメリットにも繋がります。
スマクラでは、電子インボイスに向けて、法的要件に基づいたEDI仕様の変更、合わせて仕入税額控除要件を満たすための電子帳簿保存の対応をセットでご提供します。

インボイス制度の対応では、適格請求書を発行する側の発行方法等の検討、受領する側の受領方法や保存、処理等についての検討が必要になります。
すでに、EDIシステムで取引情報をやり取りしていて、支払・請求情報が取引情報に含まれる場合、EDIデータのインボイス制度への対応が必要となります。

EDIシステムを利用する場合のインボイス制度への対応の検討ポイントについては、国税庁OBの袖山税理士が解説する「消費税インボイス制度におけるEDI取引の留意点」をご覧ください。