EDIコラム「電子契約の基礎と効率的な導入方法について」（2025/8/1更新）

電子契約は、電子的に作成された契約書をインターネット経由で取引先に送り、電子署名を利用して締結する方法です。この契約方法は、従来の書面契約とは異なり、物理的な紙や印鑑を必要とせず、スピーディな契約締結やコスト削減に寄与します。主な特徴として、契約締結の迅速化、証拠力の強化、印紙税の不要、保管方法の効率化が挙げられます。

例えば、オンライン上で契約が瞬時に完了するため、郵送や対面による時間的コストが削減されます。また、電子署名とタイムスタンプで本人性の証明や改ざん防止ができ、契約の証拠力が高まります。

紙契約に必要な印紙税が不要で、保管もクラウドやサーバーで効率的に管理可能です。電子契約は、企業にとって業務効率化やペーパーレス化を進めるための重要なツールであり、契約手続きの迅速化、コスト削減、環境負荷の軽減といったメリットをもたらします。

電子契約の核心技術である電子署名とタイムスタンプは、契約の正当性と安全性を担保します。

電子署名には、立会人型と当事者型があります。立会人型は、電子契約サービスの事業者が本人確認を行う方式で、導入が手軽です。

一方、当事者型は暗号技術を用いて身元確認と文書の改ざん防止を行い、高度なセキュリティを提供します。タイムスタンプは契約書の作成日時や編集日時を記録し、改ざん防止を確実にします。

これにより、契約の成立時点と変更の有無を確認でき、契約書の信頼性が向上します。電子契約技術は、契約者の本人性と文書の信頼性を確保し、従来の書面契約と同等の信頼性を持ちます。

電子契約の導入により、企業は契約手続きの迅速化、コスト削減、環境負荷軽減、そして業務効率化などのメリットを享受できます。特にクラウド上での契約書の管理により、物理的スペースが不要になり、契約書の検索や共有が容易となり、業務の効率向上とペーパーレス化が期待されます。

電子契約は日本の法律においても認められています。特に「電子署名法」では、一定の要件を満たす電子契約は書面契約と同等の効力を持つと定められています。電子署名法は、電子文書における署名の法的効力を定める法律であり、電子契約の信頼性を高めるための重要な役割を果たします。

また、民法522条に基づき、契約は口頭でも成立するため、電子契約に問題はありません。さらに、印紙税法により、書面契約には印紙税がかかりますが、電子契約では不要です。電子帳簿保存法も電子契約書の保管に関する法律であり、一定の要件を満たす形で保存することが義務付けられています。

電子契約を締結する際には、これらの法律に注意が必要です。電子署名法、民法、印紙税法、電子帳簿保存法などの法律を遵守することで、電子契約は法的に有効であり、企業の契約業務を効率化するための強力なツールとなります。

電子契約システムを導入する際には、社内システムとの連携が重要です。データの不整合、手動入力によるエラー、業務プロセスの非効率性、リアルタイム情報の欠如、コンプライアンスのリスクなどの問題を解決するためには、システム間の統合を進め、データの共有や自動化を図ることが必要です。

また、契約書を電子化するだけでなく、受発注業務であれば、取引先と契約書を締結した後、受発注の各プロセスで帳票のやり取りを開始しますが、契約締結後に発生する、これらの帳票のやり取りの電子化も考慮する必要があります。

例えば、データの不整合は各システムで別々にデータが管理されているため、同じ情報がシステムごとに異なる状態になることがあります。これにより、データの整合性が損なわれる可能性があります。

また、手動入力によるエラーはシステム間でのデータ交換が自動化されていない場合、手動でデータを入力または転記する必要があり、人為的なミスが発生しやすくなります。

業務プロセスの非効率性は、システム間の連携がないと、情報を各システムに手作業で入力する手間が増え、業務の効率が低下します。リアルタイム情報の欠如は、サプライヤーや他部門からの情報がリアルタイムで更新されないため、意思決定が遅れる可能性があります。

コンプライアンスのリスクは、契約書やサプライヤーに関する情報が正確に管理されていないと、法令順守が難しくなり、監査時に問題が発生するリスクが高まります。これらの問題を解決するためには、電子契約システムを導入するだけでなく、システム間の統合を進め、データの共有や自動化を図ることが重要です。

企業において、電子契約システムの導入は業務支援とDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進において重要な役割を果たします。例えば製造業では、多くの原材料や部品をさまざまなサプライヤーから調達する必要があり、契約管理が複雑化しやすいと言えます。電子契約システムを導入することで、契約管理の効率化、即時性の向上、コンプライアンスの強化が期待されます。

また、電子契約システムは、サプライヤーポータルや基幹システムと連携し、完全な自動化を視野に入れることで、業務プロセスの非効率性やデータの不整合、手動入力によるエラーなどの問題を解決します。これにより、リアルタイム情報の欠如やコンプライアンスのリスクを軽減し、意思決定の迅速化が図れます。

さらに、国際取引の増加に伴い、異なる法令や言語での契約が求められる場合、電子契約システムは柔軟な対応を可能にします。これにより、グローバルなビジネス展開を支援し、競争力を高めることができます。

多くの電子契約サービスは、紙の契約書の電子化業務に特化し、契約書の作成から送付・署名・締結・保管まで、契約に関わるすべてのプロセスをインターネット上のクラウドで完結できるサービスです。

一方、「スマクラ BDX」は、電子契約だけでなく、企業間取引の視点で、例えば、調達・購買業務であれば、サプライヤーとの取引開始から受発注業務やERPシステムとの連携といった一連の業務を連携・自動化が可能なため、契約前後の業務のDXも可能なサービスです。

そのため、ERPシステムで作成された発注データを自動連携、注文書の生成から電子署名、取引先への連携までを完全自動化するなど、発注から契約締結までの業務プロセスを含めてデジタル化します。

また、システム連携していない場合でも対応できるように、手動によるアップロード・ダウンロード、配信・集信機能も備えています。さらにオプションでサプライヤーに対する自動FAX配信にも対応できます。このように、スマクラ BDXは、単なる電子署名ツールではなく、契約業務の前後に発生する複数帳票や文書の統合管理をも実現するツールであり、間接業務全体の効率化を実現します。

この他、間接業務に必要なサプライヤーポータルで提供する、お知らせ、Webアンケート、取引先基本情報収集といった多彩な機能もワンストップで提供し業務全体のDXを加速させるサービスとなっています。

「スマクラ BDX」のサービス概念図