EDIコラム「請求業務のデジタル化だけで大丈夫？企業間取引のDXに向けたサービス選定のポイント」（2024/4/5更新）

新型コロナウイルス感染症（以下、コロナ）の流行を境に、急速な進展を見せたとされる社内業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）。ただ、企業における社外とのやり取りを俯瞰してとらえると、さまざまな書類がいまだに郵送やメール、FAXを介して送受され、デジタル技術によって効率化されたとは言いがたい状況が散見されます。

ここでは、そんな現状を打開し、企業間取引のDX──すなわち取引業務のデジタル化と効率化を実現するために、どのようなサービスを使えば良いかのポイントを紹介します。

コロナ禍によってオフィスへの出社が厳しく制限されたころ、紙ベースの経費精算書や請求書の処理や発行、送受などを担う経理担当者が、なかなかフルリモートワークの働き方に移行できず、大きな問題になりました。その結果として、経費精算の電子化や請求業務の電子化など、経理を中心にした業務のDXが大きく進展し、電子署名の普及も進んだと言えます。

とはいえ、企業間取引全体のDX（電子化・効率化）という観点からすると、請求業務のDXがすべてではありません。企業間取引においては、経理部門による請求業務に至るまでに「見積書」「仕様書」「生産計画書」「指示書」「発注書」など、さまざまな書類（帳票類）が取引先とやり取りされます。しかも、これらの帳票は、複数の取引先や社内の関係各部署とやり取りする必要もあります。

にもかかわらず、企業間取引で使われる多くの帳票について、その発行や送受の電子化や効率化、一元管理は実現されておらず、それらのファイルが郵送やメール、FAXなど、さまざまな経路を使ってやり取りされるのが一般的です。言い換えれば、コロナ禍の影響により、請求業務の電子化・効率化は進んだものの、企業間取引に必要な多くの帳票類（に関する業務）のDXは依然として実現されておらず、それが取引業務全体の効率性に負の影響を与えているのです。

近年では、上述したような課題を解決し、企業間取引のDXを実現する一手として、調達・購買に特化したシステム（以下、調達・購買システム）を導入する企業が増えています。

確かに、調達・購買システムにすべての仕入先（サプライヤー）とのやり取りを集中化させることができれば、取引業務の電子化・効率化が実現されるほか、調達・購買における社内ルールへの順守を徹底することも容易になります。さらに「社内のどの部署が、何の目的で、その商材を購買したか」も見えるようになり、支出全体を適切にコントロールすることも可能になります。

ただし、調達・購買システムによって、サプライヤーとのやり取りをすべてシステム化したり、標準化したりするのは容易ではありません。また、自社が導入した調達・購買システムを、サプライヤーに納得して使用してもらうのも骨が折れる作業です。加えて、調達・購買システムには導入費用が総じて高いというネックがあります。

ゆえに、企業間取引のDXを、より早期に、かつ手軽に、そして低コストで実現したいと考えるならば、他の選択肢の採用を検討する必要があります。

では、企業間取引の手軽で早期のDXに向けて、どのような仕組みを選ぶのが適切なのでしょうか。

1つは、導入、運用の手間、コストが少なくて済むクラウド型のサービスを選ぶことです。運用コストについては、郵便代と比較しても安価に帳票ファイルがやり取りできることが望ましいと言えるでしょう。また、企業間取引のDXに手軽に着手したければ、自社の標準帳票を、サプライヤーなどとの取り引きに柔軟に活用できるような仕組みを選択すべきでしょう。

加えて、帳票ファイルの送受や一元管理が、社内の誰にとっても簡単に行えることや、サービス採用が取引先の負担にならないようにすること、サービスへの取引先の追加が、例えば、メールアドレスを使ったIDの発行などにより、簡単に、かつスムーズに行えるようにすることが大切です。

もちろん、企業間取引でやり取りされる帳票ファイルについては、セキュリティがしっかりと担保され、併せて電子帳簿保存法や電子インボイス制度に対応しているかどうかも重要なポイントです。

このうちセキュリティに関しては、「多要素認証」をサポートしていることのほか、メールや帳票ファイルの誤送信などを防止する「情報漏えい対策」や「脱PPAP（※）」への対応が必要とされます。

上に示したような要件をすべて満たすサービスの1つが、SCSKの「スマクラ便DX」です。

※「脱PPAP」とは？ 「PPAP」とは「パスワード付きの圧縮ファイル（ZIPファイル）」をメールに添付して送付し、それと同じ経路でパスワードを送付してしまうことを指す。このファイル送付の方式は、メールの誤送信やハッキングなどよって秘匿性の高い情報（ZIPファイル内の内容）が外部に漏えいしてしまうリスクが高いとされ「脱PPAP」が推奨されている。

「スマクラ 便DX」は、インターネット経由で多様な帳票ファイルを双方向で転送するサービスです。本サービスを使うことで、企業間でやり取りしているすべての帳票を電子化し、かつ自動的に連携させることができます。

「スマクラ 便DX」のサービス概念図

本サービスの主な特長は以下のとおりです。

●請求業務の電子化だけではなく、企業間取引に必要とされる見積や発注の業務から電子化できる。 ●見積、発注、請求など、各業務プロセスに沿った画面構成になっており、使いやすい。 ●サプライヤーに向けたポータル環境が用意されており、本ポータルを通じて「お知らせ機能」や「取引書式の共有機能」「安否確認機能」「アンケート機能」などが提供されている。 ●基幹システム連携の機能が提供されており、取引先への帳票ファイルの配信が自動化できる。また、FAXへの自動送信にも対応する。 ●多要素認証がサポートされているほか、やり取りするすべてのデータについて「電子帳簿保存法」に則った保存が可能。 ●Web画面で取引履歴の管理や確認が行える。

また、スマクラ 便DXを使ったデータの送信時には、データ受信後メールで取引先に通知され、それを頼りに取引先がスマクラ 便DXのサイトからデータをダウンロードする仕組みになっています。これにより、脱PPAP対応が実現されます。さらに、スマクラ 便DXの場合、データのやり取り1通あたりで使用料が課金されるため運用コストはリーズナブルかつ明朗です。本サービスの活用により、ファイルを郵送する手間が不要になるばかりではなく、郵送料金（※）よりも安価にファイルが送信できる可能性があります。

※郵送料金は2024年秋から値上げされる（総務省発表） https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01ryutsu14_02000138.html

スマクラ 便DXは、お客様に業務改善の大きな効果をもたらしています。

例えば、ある食品加工機械メーカー（A社）は、スマクラ 便DXとERPとの連携により、サプライヤー1万社に対する電子帳票の自動振り分けと配信を実現しました。それに伴いメールや電話、FAXでの発注業務を廃止。これにより、調達・購買を巡る業務負荷を大きく削減しています。また。社外とのデータ授受における属人化の排除や証跡管理の徹底を図っているほか、ERPとスマクラ 便DXとの連携により、調達・購買の可視化も実現しています。

企業間取引のDXは、企業がビジネススピードをアップさせる一手ともいえる重要な取り組みです。その実現に向けて、スマクラ 便DXのようなサービスの採用を検討されてはいかがでしょうか。

A社における「スマクラ 便DX」活用のイメージ