契約業務の工数増加や作業品質低下をどう解決できますか？

書類作成・配送・押印の手間をなくし、電子契約・電子台帳管理で時間を月4割削減、郵送・印紙代も不要に。サプライヤー管理機能できめ細かな共有と手続フローの標準化も実現します。

拠点ごとに異なる購買業務・管理業務の煩雑化には？

購買フロー統一と仕入先・注文情報の一元管理、注文書等の一括送信や電子ファイリングで煩雑さを解消、グループ統制や社内可視化も容易に。

サプライヤー基本情報の収集・更新を効率化したい場合は？

Web入力と自動配信/CSV連携で情報収集・更新作業の負担減、転記ミス排除・未回答への一括督促も標準。

技術情報や見積依頼・注文書送付も効率化できますか？

標準書式や専用ファイル自動配信、Web/API・グループ配信＆ダッシュボードで通知・進捗管理も自動、ダウンロードも一括対応。

請求書受領や電帳法・保存要件対応の負担軽減は？

デジタル・一元受領で郵送/印紙/保管コストを削減。JIIMA認証で電子帳簿保存法対応・監査にも対応、検索性もUP。

アンケート調査や取引書式の運用もスマクラBDXで可能ですか？

アンケート送信・回収の自動化、テンプレート共通化、集計ファイルDLで工数短縮。通知・督促もメール自動配信で完結。

新規仕入先情報の取得・契約締結・取引開始～支払/請求までどのようにデジタル化できますか？

最小限の情報入力・自動登録/通知、書式のDLや電子契約・電子署名までオンラインで完結。基幹システム連携で発注・支払いも自動化、各情報はクラウドで一元管理できます。

利用シーン【想定利用部門・想定業務】

調達購買部門の契約業務の工数増加と作業品質の低下

課題調達購買部門の
契約業務工数増加と作業品質の低下 ■ 書類作成・配送代などの作業による時間増加・コスト増加 ■ 作業ミスや送付先間違いによる契約管理作業の品質の低下 ■ 業務フローの共有不足やコミュニケーションエラーによる生産性の低下
効果電子契約＋サプライヤー管理の活用で
作業時間とコストを大幅に削減 ■ 手作業が大幅に減少し、契約締結の月あたり作業時間が４割削減、かつ、郵送費・印紙代をゼロに削減 ■ 契約書の電子化により、物理的保管や台帳管理業務はなくなり、作業ミス削減やセキュリティ向上を実現 ■ サプライヤー管理機能で契約手続フロー、標準契約書を数百の取引先へ共有し、手続きの業務効率化を実現

拠点ごと・担当者ごとの独自フローにより購買業務・管理業務が煩雑化

課題拠点ごと・担当者ごとの独自フローにより
購買業務・管理業務が煩雑化 ■ 購買方法や仕入先選定条件が工場や営業所によりバラバラ（どこで・誰が・何を・どういう手段で購入しているかが「見える化」できていない） ■ 注文書発行プロセスに手間がかかる（社内外のやり取りで紙・メール・FAXを多用しており手間と時間がかかりミスしやすい） ■ 取引記録の管理方法が煩雑（M&Aを行った影響で、グループ会社が過去のやり方を踏襲し続けているためグループ間での管理統制が難航）
効果スマクラBDXのファイル連携および
サプライヤーポータル機能を活用 ■ 購買業務フローの統一、仕入先情報の可視化（見積申請から仕入先の納期回答までの流れをBDXに統一） ■ 注文書の一括送信が可能（注文書以外の見積書・支払通知書などの一括送信も実施） ■ 仕入先との取引記録を電帳法準拠した形式で一元管理（ファイリングやスキャナ読み取りが不要となり、簡素化）

年1回のサプライヤー基本情報の情報収集・更新作業が煩雑化

課題年1回のサプライヤー基本情報の
情報収集・更新作業が煩雑化 ■ サプライヤーごとにメール等で基本情報シートへの回答依頼作業が発生、依頼はサプライヤーごとに都度実施 ■ サプライヤーごとにメールで同シートの回収・催促が発生、情報シートのVer.や記入内容の確認作業は煩雑で人的作業ミス頻発 ■ 回答内容を都度社内システムに転記する必要があり、煩雑で人的作業ミス頻発
効果作業負荷の軽減と作業品質の向上
および基本情報の適切な更新を実現 ■ 自社は、最小限の情報入力で登録完了、サプライヤーへの通知・催促はメールはグループ単位の自動配信実現で効率化 ■ CSV連携で自社内の基幹システム連携時の、転記ミスなどの人的作業ミス削減 ■ 回答転記作業が不要となり人的作業ミス削減とともに、Web入力画面を用意することサプライヤー側の作業負担も軽減

技術情報の提供依頼から自社の形式で納期通りに取得する業務が非効率

課題技術情報の提供依頼から自社の形式で
納期通りに取得する業務が非効率 ■ サプライヤーから受領する情報は各社フォーマットがバラバラのため自社形式に合わせて更新・管理する作業が煩雑で手間 ■ Eメールの利用のため、依頼（個別メールで依頼、状況を見て人の判断で催促・督促メール）が煩雑で手間 ■ Eメールの利用のため、回収（個別メールで開封・確認・格納）が煩雑で手間
効果技術情報受領時のサプヤイヤー側の
不備に関する対応件数を大幅に削減 ■ 標準書式の利用により、技術情報を自社形式で更新・管理する作業が効率化 ■ 依頼は、専用のファイル配信を利用、支援機能を使い業務効率化（グループ配信機能、自動通知メール機能、取引先側へのTODO表示機能など） ■ 回収は所定のフォルダに格納されるため、一括ダウンロードが可能になりデータ収集作業が効率化

相見積時の比較表作成に至る見積依頼関連業務が煩雑

課題相見積時の比較表作成に至る
見積依頼関連業務が煩雑 ■ サプライヤーごとにExcelフォーマットを添付し、メールで見積依頼を行うため煩雑 ■ 一般メール利用のため、開封、見積回答の添付ファイル確認、管理等の作業が煩雑 ■ サプライヤーごとの見積記載内容を回答メール受領の都度Excelに転記し、比較表を作成するため煩雑
効果サプライヤーへの
見積依頼関連業務の工数を削減 ■ グループ単位で共通の見積依頼の配信を可能とすることで見積依頼関連業務を簡素化し工数削減 ■ 専用のファイル送受信を利用するため、見積積依頼から回答に至るプロセスを確認しながらの作業を可能とすることで人的ミス削減 ■ 受領分の見積回答の一括ダウンロードにて、比較表作成業務の工数削減、人的ミス削減

注文書送付および注文情報送付業務が煩雑で非効率

課題注文書送付および注文情報送付業務
が煩雑で非効率 ■ 基幹システムから注文書を印刷、サプライヤーごとにFAXやメールで都度送付の必要があり煩雑 ■ 電話等で到着確認＆納期回答をもらい、納期情報を購買システム手入力、サプライヤーごと、伝票ごとに実施、入力の手間、ミスの恐れ ■ インボイス関連帳票や授受書類の保管が煩雑で、電帳法違反や違算の恐れ
効果注文書送付業務の効率化・コスト削減実現、
業務品質の向上、法令順守にも対応 ■ 基幹システムと自動連携したことで、注文書送付関連業務のスピード向上と人的ミス削減を実現し、廃止業務関連分のコストも削減 ■ 注文関連業務の進捗状況はダッシュボードで確認、アラート情報のみ確認・対応となったたため、手作業で行っていた関連管理工数削減 ■ 電子保管で倉庫分の保管関連コスト削減、検索性も向上、電帳法対応はJIIMA認証（※）取得サービスの利用で法令順守を担保（※）日本公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のJIIMA認証制度を取得予定

サプライヤーへの支払通知に関わる業務が非効率

課題サプライヤーへの支払通知
に関わる業務が非効率 ■ 支払通知書をサプライヤーへ郵送で送付（印刷・封入・郵送、確認に人手が発生） ■ 基幹システムの支払払通知データを電帳法対応データとして自社ファイルサーバーへ保存するのに都度手作業で対応 ■ 自社ファイルサーバーへ保存したデータの書類検索は情報システム部門に依頼しないと実施できない
効果支払通知業務の自動化
により効率化 ■ データで支払通知を送信する変更を行うことで、請求書を貰う手間がなくなりペーパーレス化 ■ 基幹システムと連携し、サプライヤーへ支払払通知データ送信時にクラウドに電帳法対応データとして自動保存 ■ 保存した支払通知データの検索は、権限付与された社員がオンラインでいつでも検索・閲覧可能

請求書受領業務において電帳法対応に伴う作業負荷大

課題請求書受領業務において
電帳法対応に伴う作業負荷大 ■ 自社へ届く請求書は、郵送・メールと複数の手段で届くため、書類とデータを分けて保管する業務が煩雑 ■ 郵送の請求書の増加によりサプライヤー側の郵送代および、自社の倉庫代の負担増加 ■ 電子データ受領分が電帳法保存要件を満たしていない可能性、違算発生、監査時など過去書類を検索する仕組みなし
効果請求書受領業務において
電帳法対応の上で作業負荷軽減 ■ 自社へ届く請求書をデータ形式に一本化 ■ デジタル化により、サプライヤー側の郵送代削減、自社の倉庫代の負担軽減 ■ JIIMA認証（※）サービス利用により電帳法保存要件を担保、また違算発生、監査時など過去書類を検索する機能もサービス利用で実現（※）日本公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のJIIMA認証制度を取得予定

定期的に実施するアンケート調査に伴う作業が煩雑で所要時間大

課題定期的に実施するアンケート調査
に伴う作業が煩雑で所要時間大 ■ アンケートの依頼・回収作業が煩雑で所要時間大 ■ アンケートをメール、郵送で通達しているが、確実な周知のためには電話での確認に依存 ■ 紙・メールのアンケートの場合、ルール外の記載が発生し、その対応の手間が発生
効果アンケート実施から回収・集計までの手作業を
廃止・自動化、作業時間を短縮化 ■ アンケートに関わる周知のメール配信・依頼・回収など自動化を実現 ■ 電話による催促・督促の人的作業を廃止 ■ 所定のアンケートで集計したファイルをダウンロードすることで集計作業が円滑化

新規出店増加に伴う店舗開発部門の契約業務プロセスの遅れ

課題新規出店増加に伴う
店舗開発部門の契約業務プロセスの遅れ ■ 年間30店舗の新店目標に対し、契約プロセスに時間がかかるため、目標達成へのプレッシャー ■ 契約書の製本、郵送～返送の手続きに時間がかかり、スケジュールに影響が出る ■ 各部門との調整や押捺依頼に多くの時間を費やす
効果電子契約システムの導入による
業務プロセスの効率化 ■ 双方の契約書を参照できる契約プロセスの効率化による新店目標の達成、更に改ざん・紛失のリスクを低減 ■ スケジュールへの影響が大きい契約手続きに要する時間を短縮化、更に人件費、郵送代や印紙代などのコストを削減 ■ 電子化により契約状況が把握できるようになり、契約プロセスを短縮化、部門間のヒューマンエラーが激減、コンプラの強化にも対応

新規仕入先の基本情報を取得したい

① 情報収集依頼●最小限の情報入力（取引先コード、取引先名、メールアドレスなど）で登録完了、仕入先ごとに通知
●CSVのアップロードも可能なため、仕入先ごとの作業不要 ② 情報収集●仕入先は画面入力のみで、メールなどは不要のため、仕入先も効率化
●未回答企業への一括催促が可能なため管理の手間が省ける ③ CSV連携●CSV連携で転記作業の廃止（効率化）が可能

新規仕入先と契約を締結したい

① 契約書ダウンロード・作成●最新の契約書ひな型が格納されており、常時ダウンロード可能
●スマクラBDXで取得済みの基本情報をコピペするだけで作成完了 ② 電子署名●双方で電子署名を実施
●双方のコスト削減（印紙代、郵送代、人件費）、効率化、スピードアップ ③ 電子帳簿保存法対応＆検索が容易●電子保管のため、保管コスト（手間、物流、場所代など）が安価
●検索性の向上、JIIMA認証（※）取得サービスの利用で法令順守（リスク回避）
※日本公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のJIIMA認証制度を取得予定

仕入先（サプライヤー）へ技術情報の提供依頼と回収をしたい

① 情報取得依頼●最新の書式や記載用マニュアルが格納されており、常時ダウンロード可能
●必要項目のチェック不要 ② 情報収集●記載用マニュアルにてルールを周知
●表記や形式が異なるリスク回避 ③ CSV連携、Web API連携●電依頼から回収までの作業の支援機能を使い業務効率化（グループ配信機能、自動通知メール機能、取引先側へのTODO表示機能など） ④ 所定フォルダ格納●所定のフォルダにまとめて格納されるため、進捗確認や集計作業が容易

仕入先（サプライヤー）へ見積依頼・見積回答をしたい

① 見積フォームダウンロード＆グルーピング配信●予め複数の見積フォームのひな型を登録しておくことが可能
●仕入先グループに見積依頼ができるため、手間が少なくなる ② 見積回答、格納●仕入先からの回答は、ファイル種別ごとに格納されるため管理が容易に
●未回答企業への一括催促が可能なため管理の手間が省ける ③ 一括ダウンロード＆比較●予め見積フォームに応じた集計表を準備することが可能
●受領した見積を一括ダウンロード
●見積比較が簡単

仕入先（サプライヤー）へ注文書、注文情報に準ずる情報を送付したい

① 基幹自動連携●基幹システムと自動連携、仕入先ごとの送付自動化により、郵送手間、コスト削減（印紙代、郵送代、人件費）、スピードアップ ② ファイル種別ごとに格納●仕入先からの回答は、ファイル種別ごとに格納されるため管理が容易に
●未回答企業への一括催促が可能なため管理の手間が省ける
※別途オプションサービス（調達購買Web）にて、仕入先入力情報を基幹システムへ自動連携も可 ③ 検索が容易＆法令順守●電子保管のため、保管コスト（手間、物流、場所代など）が安価
●検索性の向上、JIIMA認証（※）取得サービスの利用で法令順守（リスク回避）
※日本公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のJIIMA認証制度を取得予定

仕入先（サプライヤー）へ支払通知書を送付したい

① 自動配信（解凍・振分・データセット含む）●仕入先から請求書を貰う手間がなくなりペーパーレス化につながる
●履歴管理・確認可能 ② 自動配信（通知メール・作業催促メール）●支払通知が仕入先へ届くタイミングが早くなる
●通知メールにて受信確認可能 ③ 保存・書類検索、法令順守●基幹系システムと連携し配信の自動化を実現
●データ保存サービスへの自動連携（電子帳簿保存法対応）
●出力しやすいフォーマットで連携

仕入先（サプライヤー）から請求書を受領したい

① アップロード●仕入先は請求書をアップロードするだけ
●郵送業務、郵送代の削減。締め業務の早期化 ② 法令順守●JIIMA認証（※）取得サービスの利用で法令順守未実施のリスク回避
※日本公益社団法人日本文書情報マネジメント協会のJIIMA認証制度を取得予定 ③ 検索が容易●法定期間対応のサービス内に格納かつ検索性が高いサービスの採用（作業効率化）

取引書式の利用推進、お知らせ周知、アンケート回収、取引先情報の収集をしたい

① 最新書式のアップロード・ダウンロード●書式統一により円滑な基幹システムへの自動データ取込可能
●集計作業も容易 ② 自動通知メール、自動メール配信●自動での通知メールのほか、リマインドメールも利用可であり、周知のための工数削減 ③ アンケート管理●取引先管理情報の収集が書式利用のほか、アンケートの利用も可能と収集のための選択肢が増えた上に同一システム上で管理できるため運用も容易 ④ アンケート回答●アンケートの依頼・回収工数削減、回収までの時間の短期化